【故事分享】一波多折的“大单”

2014-11-20 点击：3728

外贸第三年，从当初那个什么都不懂的小菜鸟到手上已有一些稳定合作的老客户，中间经历很多心酸和彷徨，但是幸好，我坚持下来了，没有中途放弃。

好久没发帖子了，最近客户活跃度少了一些，借此时间写点东西纪念一下，先从亚洲客户说起吧。
帖子内容比较多，各位看官们要费点神了，喜欢的就点个赞，不要吝啬哟。

一波多折的“大单”--- 外贸笔记之香港篇

写这个故事之前，先简单交代一下人物，主要联系的人有：
A先生，主要负责前期订单洽谈工作以及协调工作，感觉是个部门领导
D先生，主要负责工厂质量管控这一块儿
D女生，主要负责订单后期交货以及订单货款事宜

这里可能有人会有疑问，为什么大单两个字打了引号，其实整个订单金额不是很大，大概35万RMB，主要是在产品差价上面。因为我们报给客户的单价比较高，光算价格差，我们可以额外赚取60000多，利润还没有计算，在这个比价砍价日益激烈的时代，能抓到一个这样的客户实属不易。但是要拿下这样的客户，必定需要花费很多精力，要特别小心谨慎，说实话，从接到询盘到最后顺利发货，我整个人经常都是处在紧绷状态，下面来讲述一下整个过程。

13年9月13日收到由我经理转发过来的询价邮件，发件人是A先生，邮件内容挺多，大致意思就是按照产品各项要求保价，以及他们公司介绍，通过这封邮件，我了解到对方所在公司在英国当地很有名气，是个上市企业，有100多年的历史，他们是驻香港的采购办事处，主要负责亚洲市场的采购。
虽然是个大公司吧，但是要求也太多了，当时有点头皮发麻的感觉，而且采购数量都还没有达到我们的MOQ，最主要的是付款方式啊，30%预付，尾款居然要在UK总部收到全套正本清关资料后才给付。我和老板商量了一下，老板胆子也是大，说客户公司这么大，要不试试看，有了他这句话，那试试就试试呗。
后面按照客户要求老老实实报价，因为涉及到验厂，加之付款条件很糟糕，采购数量MOQ都没有达到，所以当时单价报的非常高。但是没有想到他们最终的采购数量远远超过了这个MOQ，奇怪的是后面他们也没有要求我们调整价格。

正在做报价单的时候，D先生的邮件过来了，先是介绍他自己是管控供应商质量这一块儿的，后面讲了他们公司针对这个订单的一些质量政策。价格报过去后，客户没有什么异议，只是说需要看样品，这个简单，我兴冲冲的跑到车间打包了好几个样品准备用顺丰发出去，问客户中文寄送地址时顺便提了一下说样品我们免费提供，但是运费需要贵司支付，没成想客户居然来一句他们公司的政策是供应商需要承担所有寄样运费。这下我傻眼了，心想不会是来骗样品的吧，但是不甘心呀，花了我几个小时回复他的各种问题，就因为运费这事儿谈不妥而放弃，绝对不行！于是和老板商量运费这个事情，把对方狠狠滴夸了一遍，说是什么什么大公司，老板一听，大公司呀，那就我们付运费吧，虽然运费要几百大洋，如果拿下了，还是值得滴。

9月16日客户上班告知收到样品了，他们看过之后觉得还可以，但是还需要寄到UK总部那边去测试确认，让我们等消息。这样一等就是20多天，在10月8号客户发来邮件说他们还在等UK那边的质量评估，顺便问了我们去不去广交会，但是很遗憾，我们工厂从来不参加任何展会，这点感觉是个缺憾，因为总能碰到一些客户问我们去不去广交会。
10月11号客户和我们再次确认我们现有的一些规格，说UK那边打算下单子了，这么看来我们的样品通过了，这一刻心里还是蛮开心的。可是这一晃又是等了20多天没有消息了，

终于在11月4号，客户来信了，说UK订单颜色和款式确认了，需要我们在中国新年之前交货，而且还需要BV验厂，一看到验厂这两个字，我心里顿时有种不好的感觉了。。。果不其然，后面A先生和D先生开始疯狂地给我发各种表格让我填了，为的是建立供应商档案资料。4号那天，我接连收到了他们两个人的十多份资料，其中有一份供应商调查表，尼玛，那么小的字体，加上几十页的纯英文资料啊。我从早上9点一直弄到晚上10点多才做好，第二天他们收到后居然还表扬了我.
Nancy, many thanks for completing the questionnaire. To be honest, it is very nice and I have not seen before that a supplier can fill it in the first time as well as you do.
就这样前期建立供应商档案资料过程花了五天的时间，在13号确认了订单数量和包装方式，要求在1月8号验货，PO会在29号之前发给我们。

11月15号D先生通知下周他们上海质量部同事会先过来帮他们考察一下，这下子我们又是手忙脚乱的准备各种资料了，小工厂你懂得，什么都不齐全。而且在这期间还发生了一个小插曲，D先生需要Declaration of Conformity这份文件，要求该文件能证明原材料是符合欧洲食品接触标准的，还给了一份模板。这下子可难为我们了，通常塑料粒子都是全球知名制造商生产的，我们购买材料都是通过一级一级的小代理商，这些大企业根本接触不到的，哪里去弄这份资料呢。就这样通过各种关系，找了好多合作的材料代理商帮忙，前前后后弄了一周时间，发了好多份资料给客户，D先生还是不满意，最后他看我们也是尽力了，就让我们直接写了一份保证书，保证我们所用的材料是全新料，是可以直接接触食品的，这才算过关了。

11月20号D先生上海这边的同事过来了，考察了一番，对我们还算满意，回去后告知D先生，我们工厂通过BV验厂问题不是很大，只要前期该做的资料都做起来，这样的评价给了我们莫大的鼓励，其实前面所有的辛苦都是小事，最重要的是验厂这一关，就怕过不了。
转眼到了29号，PO还没有给我们，A先生却通知我们让我们先给BV发个booking文件，但是不要现在付款，UK那边还在建立供应商档案资料，需要确认更多的资料。

12月3号，A先生和D先生又是轮番的“邮件轰炸”，各种资料需要提供，其中一份bank letter花了不少时间，这份资料需要银行出具，证明我们公司商业过往信誉良好，是一家值得合作的供应商，刚开始开户行不愿意出这份担保，最后多亏了老板他们，跑了两次银行，托关系才弄到的。
12月17号，全部资料都提交过去了，A先生让我们等UK那边的最终答复，这一等又是等了20天，期间香港这边一点消息都没有，在Skype上面询问A先生订单情况，他说他们也在等UK最终下PO给我们，这个时候心里可失落了，从9月份到现在也有4个月了，中间花了很多努力，真不想就这么一下子被否定了，可是现在除了等待也别无他法。

一晃1月8号，A先生发邮件来告诉我们交货时间延迟到14年3月8号，而且PO下来后的一周内必须要送4件产前样给他们确认，我和老板讲了这个事情后，他决定先安排车间打样了。
16号A先生告诉我，说UK那边还在建立我们公司的账户信息，订单在下周会下给我们，我们可以开始小量储备原材料，同一天我们产前样也准备好了，立即通过顺丰寄出了样品。在这期间，我们还和A先生的另外一个同事V女士确认好了不干胶设计稿，一切就等订单下来后开始大货生产。
17号晚上10:26，A先生用手机发来邮件恭喜我们，说UK那边确认订单了。他的同事D女士会在20号给我们下正式PO，并且要协助D女士完成后续的生产，验货和发货事宜。这一晚上激动的没睡好，这些天的努力没有白费，老天爷还是垂怜我的。
20号早上9点多收到了正式的PO，一个大柜和一个小柜，算是14年的开门红了。。
当天给客户做了PI，让UK这边安排30%预付款，并且联系BV准备验厂事宜，主要是质量控制和社会责任这两大块，没有具体清单资料给参考，全凭我们自己按照客户他们给的一份笼统资料做准备工作。

至此心里石头落下了，但不幸的是，事情并没有完结。
到21号原材料供应商和工厂都慢慢开始放年假了，我们工厂从25号开始放假，我买的22号晚上的车票。当天下午在宿舍收拾东西时接到了D先生的电话，他告诉我们，UK总部那边反馈我们的包装方式有问题，我们的产品是塑料桶，叠装的，容易吸附在一起，单独取每一件的时候有点困难，我就建议每一件产品用一个塑料袋套起来，这样就好拿了。
23号D先生发邮件告知塑料袋这个包装方式被UK否定了，建议我们在每个产品中间放一块硬纸板来隔一下，可是这个时候我已经在家里了，网络有限，而且工厂已经进入放假的状态了，这一切只有等到年后上班来处理了，看到客户对包装方式不满意，我心里又是忐忑不安了，因为在两件产品中间加东西，势必会增加外箱高度，这样一来，之前算好的整柜数量会有多出。

2月10号在回公司的路上，就接到了A先生的电话，说我回公司后立即回复他的邮件，有急事要商量。一回到宿舍，来不及休息，就赶紧开电脑联系对方，还是包装方式的问题，需要尽快协助D先生解决它，在D先生没有确认OK前不要做大货。一直到2月12号，我们前前后后试了五六种方法，最终选择薄泡沫，当天给D先生寄了一箱产品测试试拿效果，对方让我们等他们确认。后面又是没反应了，这期间我们老板一直问我能不能做大货，因为再不做，8号交货要来不及了，我那个时候也是犯浑了，就一个劲儿只记住了A先生那句包装方式没有确认好不要开始生产，所以这期间就一直在等。

2月17号那天实在等不住了，就问D先生试拿效果怎么样，可不可以开始做大货了，他说效果还不错，就等UK确认了。
当时邮件抄送给A先生，他一看这个邮件不淡定了，立即来了电话，什么，你们还没有开始做大货，3月8号交货还来得及吗？后面如果不能及时交货，是会被UK那边罚款的，怎么能因为包装这个小事耽搁生产呢。
这下子我慌神了，赶紧通知生产，其实也有点点委屈，不是你在邮件里面要求我们在包装方式没有确认前不生产的嘛。这中间还被老板说了一顿，说我做事太死板，幸亏一切已准备妥当，只等开动机器生产了。

后面的事情更是整人，18号D女士给我们发了后续时间安排，我一看时间，更是不淡定了，怎么开船日是3月8号呀，不是让我们8号完成大货，10号验货，14号装柜的吗。尼玛，现在一下子提前一周时间，这是要闹哪般，这个时候我已经处于抓狂的状态了。因为验货需要提前14天，来不及忧伤，立即联系验货公司请他们安排验货日期，另外客户那边选的是马士基船公司，订舱等一系列事情都是需要供应商自己直接进到马士基的系统去安排，那天一整天就是打电话发邮件给验货公司和马士基客服安排验货和出货事宜，到晚上6点算是把这两件事搞掂了。

2月20号收到D先生的邮件，告知我们还是按照最初的包装方式来吧，不做任何改动，我看到这里想哭了，之前的努力算是白费了，还耽搁那么久，现在我们27号那天肯定是不能100%完成大货包装的，而且还要求我们在22号送签样，两款产品每款三色都要送样，这两天时间怎么可能完成嘛，最后沟通了很久定在24号寄出签样，还是我们花了大精力先打样，本来按照计划是需要一个颜色生产完了接下一个颜色。但是最后这个寄出的签样也未来得及返回到我们公司，用的是之前寄出的产前样，唉，折腾来折腾去，把人给累死。

27号开始验货了，大货只做完了80%，包装才完成了20%，不过A先生提前在电话里面告诉我，我们只管做好自己的事情，保证3月8号的开船日期就好，其他验货报告他来搞定。
当天验货员也挺好的，并没有为难我们，验货也算顺利，28号马士基这边收到了D女士发过去的放柜通知，我们这时候还在全力赶货中，那几天晚上天天下车间到10点钟，就为了看一天能完成多少数量，夜里睡觉都不踏实，总梦见货赶不出来。好在工人们比较给力，终于在3月4号装柜的上午给把货全部赶出来了，下午柜子装完后算是稍稍放松了一下，可是心里还在担心着货款的事情，虽说老板是拍板了吧，可是万一客户一下子不认账了，我日子估计也会很难过。这期间也被马士基那个订舱系统给整傻了，那个客服MM都对我无语了，讲了几遍还是搞不灵清，最后她直接帮我全程操作了，我负责提供各项资料。

货出完之后，就是催马士基这边赶紧寄提单资料了，这个时候又出了点小状况，马士基那边连续几天系统故障，账单一直导不出，导不出账单，我们就没法儿付FOB费用，没付钱就不给提单资料，搞得客户天天催我们清关资料，而且余下的几十万尾款一直让我寝食难安。

3月19号下午五点多，终于收到马士基寄来的提单，马上给D女生发了扫描件，当天下午她那边就通知UK安排余款了。在寄资料前心里也是万分纠结，晚上睡觉时老想着这事，想了许久也没个好法子，最后想着死就死吧，为了这个单子，我已经死了很多脑细胞了，脑容量已经严重不足，20号一早上狠下心通过DHL官方寄出了全套清关资料到UK。

到25号我们还没有收到尾款，而UK那边在24号已经收到全套正本清关资料了，这个时候又慌神了，一整天都没啥精神，尽想着这事，我就请D女士帮忙询问一下，她告诉我UK还没有安排，明天给安排，这后面几晚上又是备受折磨了。28号查账，未到，再次询问D女士，她那边又帮忙询问UK，直到31号那天，我们代理通知货款到帐了，我心里才敢长出一口气。

至此，整笔订单算是完成了，还是挺感激客户的，要感谢他们的信任，虽然这中间出了很多状况，但是从中确实学到了一些东西，也发现了自身的一些不足之处：做事太死板，不知道变通和抓重点，遇事容易慌神，不够淡定等等。
值得欣慰的是，3月份BV来验厂，我们一次性通过了，居然还拿了个A级别，以前都没有做过验厂，这中间花了不少时间和精力准备各种资料，也是多亏了其他同事的帮忙。6月份的时候，客户又下了一个小柜的订单，这次合作起来就比较顺利了，中间没啥大问题，付款也是比较及时的。

还有个小插曲，9月份公司同事的一个UK客户来我们工厂考察，也是这款产品，当时同事回家了，我帮忙接待的，当他听到我们给这个UK客户也在供应这款产品时，顿时感觉他眼睛发亮，对我的这个UK客户是赞不绝口，从他口中得知我的客户在UK当地很有名气，他们那边很多人都知道这家企业的，他们的生意很好，在当地有多家连锁店，是行业的龙头企业，这个消息让我又稍稍安心了一点点。
不过后面还是与老板商量以后还是找中信保投个保保险点，刚好另外一个HK客户也是在付款方式上面很让人头痛，最后老板决定为这两个客户的订单投保，这样也不用提心吊胆了，这年头经济形势不好，也预料不到有啥突发状况。

至于另外一个HK客户，说来又是一个长长的故事了，下篇帖子来写写他的故事，敬请期待。。。。。。